MAN Česká republika

Ochrana osobních údajů

1. Obecné informace

a) Úvod

Ochrana vašich osobních práv při zpracování osobních údajů je pro společnosti skupiny MAN (dále jen "MAN") prvořadým zájmem. Osobní údaje zpracováváme v souladu s ustanoveními obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a v souladu s právními předpisy země, v níž se nachází správce zpracovávaných údajů.

Kromě toho se společnosti MAN zavázaly zajistit komplexní a jednotnou ochranu osobních údajů prostřednictvím zavedení závazné koncernové politiky. V rámci společnosti MAN je tak celosvětově zajištěna úroveň ochrany, která je srovnatelná s úrovní ochrany v Německu a Evropské unii.

Kromě toho jsou naši zaměstnanci povinni zachovávat mlčenlivost, pokud jde o nakládání s osobními údaji.

b) Správce, kontaktní osoba a informace

Správcem ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů je společnost MAN, která zpracovává vaše údaje v rámci existujícího nebo začínajícího smluvního vztahu.

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů se obraťte na pověřence pro ochranu osobních údajů/koordinátora ochrany osobních údajů ve společnosti MAN, se kterou máte nebo zahajujete smluvní vztah.

Pověřenci pro ochranu osobních údajů/koordinátoři ochrany osobních údajů ve společnosti MAN jsou uvedeni v seznamu zde .

2. Shromažďování a zpracování osobních údajů

a) Omezení účelu a právní základ

Společnost MAN zpracovává vaše osobní údaje za účelem realizace a správy stávajícího nebo začínajícího smluvního vztahu s vámi. V této souvislosti jsou vaše osobní údaje zpracovávány pro různé účely v rámci řady činností zpracování.

b) Zdroje údajů

Vaše osobní údaje jsou zpravidla shromažďovány přímo od vás v rámci existujícího nebo začínajícího smluvního vztahu.

c) Povinnost poskytnout údaje

Správci jste povinni poskytnout osobní údaje potřebné k realizaci smluvního vztahu. Pokud tyto údaje neposkytnete, společnost MAN nemůže splnit příslušné zákonné povinnosti a vstoupit do smluvního vztahu.

d) Zamýšlený účel činností zpracování

Přehled zamýšleného účelu našich činností zpracování je uveden níže:

Analýza trhu a identifikace nových zákazníků

Například analýza trhu, vystoupení na veletrzích, webové stránky, akce pro zákazníky, hry o ceny a další propagační kampaně.

Marketingová komunikace

Například zasílání časopisů, newsletterů a produktových brožur a zpřístupňování aplikací.

Příprava cenových nabídek

Konfigurátor produktů a tvorba nabídek služeb specifických pro daný produkt a vozidlo, nabídek financování a nabídek pronájmu.

Zpracování objednávek

Vyplňování objednávkových formulářů, platební procesy, možnosti plateb, dodací podmínky a dodržování zákonných povinností, jako je fakturace, účetnictví a audit, interní účtování nákladů, controlling (např. úhrady, chargebacky a zápočty), reporting (např. pro účely kvality dat, řízení a plánování), vykazování a plánování klíčových ukazatelů výkonnosti prodeje a provádění procesu řízení reklamací/objednávek.

Optimalizace výrobních procesů a kvality vozidel

Zaznamenávání údajů o vozidlech (např. kontrola věrohodnosti a stanovení KPI pro snížení spotřeby a opotřebení), zaznamenávání údajů o servisu a údržbě a chybových kódů pro diagnostiku chyb a prevenci chyb, vyhodnocování údajů o vozidlech s ohledem na dodržování záručních závazků, odpovědnost za výrobek (stahování výrobků), analýza údajů o vozidlech za účelem zlepšení kvality funkcí vozidla a pro optimalizaci výrobků a služeb.

Dodání výrobku

Předání vozidla

Záznam a analýza zpětné vazby od zákazníků (zjišťování spokojenosti zákazníků)

Průzkumy spokojenosti zákazníků a správa stížností zákazníků

Poprodejní marketing

Školení o produktech a službách a zpřístupnění aplikací a programů a aplikací EDP

Plánování a zpracování dílenských zakázek

Zprostředkování opravárenských služeb (sjednávání termínů online).

Zpětné předávání vozidel

Dohoda o zpětném odkupu, trh s ojetými vozidly.

Dodržování zákonných povinností

Dodržování retenčních povinností, zajištění plnění požadavků na dodržování předpisů prostřednictvím kontrol (např. kontroly sankčních seznamů a praní špinavých peněz), provozování systému vnitřní kontroly (ICS) a dalších monitorovacích systémů pro zajištění souladu obchodních procesů s předpisy.

Zpracovávané údaje lze rozdělit do následujících kategorií údajů:

    • Profesní kontaktní a (pracovní) organizační údaje
    • údaje o používání IT
    • Soukromé kontaktní a identifikační údaje
    • Údaje o osobních/profesních okolnostech a charakteristikách
    • Údaje o bonitě a bankovní údaje
    • Smluvní údaje
    • Údaje o používání vozidla s VIN/číslem popisným - záruka, záruka, odpovědnost za výrobek, bezpečný provoz vozidla
    • Údaje o používání vozidla s VIN/číselným označením - nastavení komfortu, multimédia, navigace - údaje vyplývající z používání vozidla, které jsou spojeny s VIN/číselným označením a týkají se nastavení komfortu, např. nastavení sedadel, preferovaný kanál rádia, nastavení klimatizace, údaje o navigaci, kontaktní údaje e-mailu/SMS atd.
    • Údaje o používání vozidla spojené s VIN/číselnou poznávací značkou - asistenční systémy, manipulace atd. - údaje vyplývající z používání vozidla, které jsou spojeny s VIN/číselnou poznávací značkou a týkají se manipulace a/nebo používání asistenčních systémů a souvisejících údajů o konkrétním nasazení atd.
    • Údaje o poloze
    • Zvláštní kategorie: obrazový a videomateriál

Výše uvedené činnosti zpracování jsou odůvodněny následujícími právními základy:

  • Souhlas s jedním nebo více stanovenými účely (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
  • Plnění smlouvy nebo zahájení smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
  • Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
  • Vyvážení zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
    • Existence relevantního a přiměřeného vztahu mezi správcem a subjektem údajů.
    • Předcházení podvodům
    • Přímá reklama
    • Předávání údajů v rámci podnikové skupiny pro účely interního řízení (včetně údajů o zákaznících a zaměstnancích)

3. Předávání osobních údajů

V určitých případech mohou být vaše osobní údaje předány i jiným subjektům:

Pokud je zpřístupnění vašich osobních údajů nezbytné pro realizaci nebo zahájení smluvního vztahu, např. v případě financování předmětu smlouvy nebo v případě společného zpracování zakázky s partnery v rámci projektu (např. výrobci karoserií).

Vaše osobní údaje budeme rovněž sdělovat poskytovatelům služeb, které jsme pověřili v rámci zpracování zakázky (např. pořádání veletržních akcí, provádění průzkumů spokojenosti zákazníků, zasílání e-mailových newsletterů a hostování a provozování CRM systémů).

Vaše základní údaje a kontaktní údaje jsou zveřejňovány v centralizované databázi za účelem zajištění jednotného a aktuálního datového skladu a pro kontrolu bonity (do této databáze mají přístup i další společnosti koncernu Volkswagen).

Pokud jste s tím souhlasili, můžeme vaše základní údaje a kontaktní údaje, jakož i údaje o nabídce a objednávce, zpřístupnit také dotčeným smluvním servisům, prodejcům a volným dovozcům za účelem zákaznického servisu, např. při vytváření nabídek servisních služeb pro konkrétní vozidla nebo regionální podpory na místě; tyto údaje a údaje můžeme zpřístupnit také příslušným společnostem v rámci koncernu Volkswagen za účelem vytváření nabídek pronájmu nebo financování.

Pokud jsme povinni splnit právní požadavky specifické pro danou zemi týkající se zpřístupnění vašich osobních údajů, např. pro předání finančním úřadům, soudům a auditorům.

Za účelem zajištění vysoké úrovně ochrany osobních údajů byly se všemi společnostmi v rámci skupiny MAN a Volkswagen Group, které údaje přijímají, uzavřeny smlouvy o ochraně osobních údajů.

Pokud předáváme osobní údaje přidruženým společnostem nebo poskytovatelům služeb mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), k předání údajů dojde pouze tehdy, pokud Komise EU potvrdila, že ve třetí zemi existuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, nebo jsou zavedeny jiné přiměřené a dostatečné záruky ochrany údajů (např. standardní smluvní doložky EU nebo certifikace v souladu se štítem na ochranu soukromí EU/USA).

4. Ukládání a vymazávání údajů

Vaše osobní údaje vymažeme, jakmile již nejsou potřebné pro výše uvedené účely.

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou nám to ukládá zákon, nebo po dobu, po kterou platí zákonné promlčecí lhůty. Tato pravidelnost vyplývá ze zákonných povinností poskytovat důkazy a uchovávat záznamy, které se řídí právními předpisy včetně Bürgerliches Gesetzbuch (BGB - německý občanský zákoník), Handelsgesetzbuch (HGB - německý obchodní zákoník) a Abgabenordnung (AO - německý daňový řád).

Kromě toho jsou údaje ukládány pouze v případě, že k tomu existují další zákonné nebo smluvní povinnosti ukládání, například v souvislosti s odpovědností za výrobek.

5. Vaše práva

Máte právo být informováni o údajích, které se vás týkají, a právo na opravu svých údajů. Za předpokladu, že neexistuje zákonná úprava, která by stanovila opak, máte rovněž právo na výmaz svých údajů a právo vznést námitku proti zpracování svých údajů a právo na omezení zpracování svých údajů. Dále máte právo na přenositelnost údajů.

Pokud vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě vašeho souhlasu, máte rovněž právo udělený souhlas s účinností do budoucna odvolat. Zákonnost zpracování údajů prováděného na základě vašeho souhlasu až do jeho odvolání zůstává odvoláním souhlasu nedotčena.

V případě potřeby musíme před zpracováním vašich žádostí ověřit vaši totožnost.

Pokud i přes naši snahu o udržování přesných a aktuálních údajů došlo k uložení nesprávných informací, na základě příslušné žádosti tyto informace opravíme.

V případě stížností existuje možnost obrátit se na orgán dozoru nad ochranou osobních údajů.

6. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 odst. 1 a 4 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

7. Bezpečnost

Společnost MAN používá technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně vašich údajů před náhodnou nebo úmyslnou manipulací, ztrátou a zničením a před přístupem neoprávněných osob.

Naše bezpečnostní opatření, jako je šifrování dat, jsou pravidelně zdokonalována v souladu s technologickým vývojem.

Kontakt

Kontakt na tým pro ochranu údajů a pro uplatnění práv subjektu údajů

MAN Truck & Bus Czech Republic s.r.o.

Obchodní 120

251 01 Cestlice